Algemene Voorwaarden Standhouders

Organisator: de organisator van de beurs, met name de onderneming GameRush VZW gevestigd te 3600 Genk.

Aanvraag tot deelname: verzoek van een kandidaat-deelnemer om deel te nemen aan de beurs.

Evenement: de door de Organisator georganiseerde samenkomst.

Kandidaat-deelnemer: de natuurlijke of rechtspersoon die de aanvraag tot deelname heeft ingediend.

Deelnemer: de kandidaat-deelnemer van wie de aanvraag tot deelname door de organisator is goedgekeurd.

Goedkeuring: de beslissing van de organisator om de Aanvraag tot deelname goed te keuren en de kandidaat-deelnemer als deelnemer te beschouwen op het evenement.

Gebouw: het onroerend goed waarin en/of waaromheen het evenement wordt georganiseerd.

Standplaats: ruimte op het evenement, uitgedrukt in m² (die door de organisator wordt toegewezen aan de deelnemer).

Aanwezige voorwerpen: de producten en toestellen (die door de deelnemer worden tentoongesteld op het evenement of die hij wenst tentoon te stellen).

Openingsdatum: de officiële openingsdatum van het evenement.

Algemene voorwaarden: deze algemene voorwaarden.

De in dit artikel gedefinieerde termen hebben dezelfde betekenis in het enkelvoud als in het meervoud.

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de contractuele verhouding en alle verbintenissen tussen de organisator, enerzijds, en de kandidaatdeelnemer of de deelnemer, anderzijds, met betrekking tot de aanvraag tot deelname, de goedkeuring en de deelname aan het evenement.

2.2 Door de indiening van de aanvraag tot deelname, verklaart de kandidaat-deelnemer uitdrukkelijk dat alle verbintenissen tussen hem en de organisator met betrekking tot het evenement door deze algemene Voorwaarden worden beheerst, met uitsluiting van zijn eigen algemene voorwaarden, zelfs als die later dan deze algemene voorwaarden zijn opgesteld.

2.3 Om geldig te zijn, moet elke afwijking van deze algemene voorwaarden voorafgaandelijk, uitdrukkelijk en schriftelijk door de organisator worden aanvaard.

3.1 De kandidaat-deelnemer dient zijn aanvraag tot deelname bij de organisator in te dienen door middel van het daartoe door de organisator ter beschikking gestelde aanvraagformulier, via de webpagina.

3.2 De indiening van de aanvraag tot deelname door de kandidaat-deelnemer vormt een bindend en onherroepelijk aanbod van zijn kant om deel te nemen aan het evenement onder de voorwaarden die vermeld zijn in deze algemene voorwaarden, in de Tariefvoorwaarden en in zijn aanvraag tot deelname. De overeenkomst van deelname kan niet door de deelnemer eenzijdig worden gewijzigd of ingetrokken.

3.3 De aanvraag tot deelname wordt binnen de veertien kalenderdagen behandeld en bevestigd. Kandidaat-deelnemer zal al dan niet een goedkeuring van zijn aanvraag ontvangen.

De organisator beslist vrij over de aanvaarding of de weigering van de aanvraag tot deelname, op basis van onderstaande selectiecriteria.

4.1 Selectiecriteria

De kandidaat-deelnemer ontvangt een positief of negatief antwoord op basis van volgende criteria:

1. De beschikbaarheid van het aantal standen.
2. De voorwerpen die men aanbiedt op het evenement.
3. De inhoud en de kwaliteit van de aangeboden activiteiten van de kandidaat-deelnemer.
4. De opstelling van de standplaats.
5. De variatie van de verschillende standen.

4.2 Omstandigheden die een weigering van de aanvraag tot deelname rechtvaardigen

Een aanvraag tot deelname kan in één of meer van de volgende opgesomde gevallen worden geweigerd:

1. In de aanvraag tot deelname is minstens één selectiecriteria niet verenigbaar.
2. De kandidaat-deelnemer houdt zich niet aan één of meer van zijn verplichtingen die voortvloeien uit zijn aanvraag tot deelname.
3. De kandidaat-deelnemer heeft zich niet gehouden aan de algemene voorwaarden.
4. De kandidaat-deelnemer dreigt de goede orde of de goede naam en reputatie van het evenement of van de organisator in gevaar te brengen.
5. De kandidaat-deelnemer houdt zich niet aan de bepalingen en/of richtlijnen van de organisator betreffende de inrichting en decoratie van de standplaats.
6. De kandidaat-deelnemer houdt zich niet aan de bepalingen en/of richtlijnen van de overheid.

4.3 De weigering van de aanvraag tot deelname via e-mail door de organisator aan de kandidaat-deelnemer ter kennis gebracht. Deze weigering kan onder geen enkele omstandigheid aanleiding geven tot enige aansprakelijkheid van de organisator of enige (schade)vergoeding verschuldigd door de organisator.

4.4 Goedkeuring van de aanvraag tot deelname

4.4.1 Door de goedkeuring komt de overeenkomst tussen de organisator en de deelnemer betreffende de deelname van de deelnemer aan het evenement tot stand. Het effectieve recht op deelname aan het evenement van de deelnemer is evenwel afhankelijk van de naleving van de contractuele verplichtingen van de deelnemer.

4.4.2 De goedkeuring wordt door de organisator aan de kandidaat-deelnemer ter kennis gebracht door middel van een bevestigingsmail en een factuur. Geen enkele andere voorafgaande uitwisseling van brieven of andere documenten tussen organisator en kandidaat-deelnemer kan als een goedkeuring worden beschouwd.

4.4.3 De Aanvaarding tot deelname doet in geen geval één of ander recht ontstaan op deelname aan een toekomstige evenement die later door de organisator georganiseerd zal worden.

5.1 Tarieven en facturatie

5.1.1 De deelnemer verklaart zich uitdrukkelijk akkoord met elektronische facturatie.

5.1.2 Zijn door de deelnemer automatisch verschuldigd ingevolge van goedkeuring: huur van de standplaats. Onverminderd de bepalingen van deze algemene voorwaarden blijven deze verschuldigde bedragen verschuldigd indien de deelnemer zijn deelname later om welke reden dan ook annuleert.

5.1.3 De verschuldigde bedragen worden als volgt gefactureerd: Een algehele betaling van het totaalbedrag binnen de 30 kalenderdagen, na goedkeuring tot deelname.

5.1.4 Indien een aangepaste of nieuwe facturatie noodzakelijk is wegens het doorgeven van onvoldoende of niet correcte informatie of het niet tijdig doorgeven van de correcte noodzakelijke facturatie gegevens, dan zal de organisator het recht hebben om hiervoor aan de deelnemer een administratieve kost van 30 euro aan te rekenen.

5.2 Betalingsvoorwaarden

5.2.1 De facturen van de organisator dienen uiterlijk binnen de 30 dagen na factuurdatum te worden betaald, netto en zonder korting of verrekening.

5.2.2 Betalingen in handen van een vertegenwoordiger of aangestelde van de organisator zijn niet bevrijdend, behoudens uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.

5.2.3 Elk bezwaar tegen een factuur moet door de deelnemer binnen 8 dagen na de datum van facturering via e-mail ter kennis worden gebracht van de organisator. Een dergelijk bezwaar beïnvloedt geenszins de verplichting van de deelnemer om de andere facturen te betalen die opeisbaar zijn op het moment van het bezwaar en verleent hem geen recht om de uitvoering van enige betalingsverbintenis of andere verbintenis tegenover de organisator op te schorten.

5.3 Niet-tijdige betaling

5.3.1 In geval van niet-tijdige betaling is de verbintenis tussen organisator en deelnemer ontbonden en heeft hij het recht om de deelname aan het evenement te ontzeggen en/of de aan de deelnemer toegewezen standplaats ter beschikking te stellen aan een andere deelnemer.

6.2.1 Ingeval van annulering van deelname door de deelnemer is de deelnemer volgende tarieven schuldig:

1. Als de annulatie zes maanden of meer vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan 50% van het standgeld.
2. Als de annulatie tussen de zes maanden en de drie maanden vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan 75% van het totale standgeld.
3. Als de annulatie tussen de drie maanden en de dertig dagen vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan het totale standgeld.
4. Als de annulatie minder dan dertig dagen vóór de openingsdatum van het evenement of na de openingsdatum van het evenement wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan de totale standgeld verhoogd met €1.000 als schadeloosstelling wegens de bijkomende schade die daaruit voortvloeit voor de organisator omwille van het laattijdige karakter van de annulatie. Met dit laatste geval wordt gelijkgesteld het niet deelnemen aan het evenement zonder aankondiging van annulatie van deelname.
5. Bij ziekte of overmacht is mogelijkheid tot overleg.

Deze opzeggingsvergoeding is onherroepelijk en volledig onafhankelijk van de reden voor de annulatie van deelname vanwege de deelnemer.

7.1 Toewijzing van de standplaatsen

7.1.1 De organisator bepaalt vrij de toewijzing van de standplaatsen op het evenement aan de deelnemers.

7.1.2 Binnen 8 dagen na de bekendmaking door de organisator van de toegewezen standplaats kan elke deelnemer zijn eventuele bezwaren naar behoren gemotiveerd aan de organisator bezorgen. De organisator neemt kennis van deze bezwaren en zal hierover een gemotiveerde beslissing nemen. Deze beslissing is definitief en wordt via e-mail ter kennis aan de deelnemer gebracht.

7.1.3 De organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde een toegewezen standplaats te verplaatsen, de vorm ervan te wijzigen of één of meer aan één meerdere deelnemers toegewezen standplaatsen te verplaatsen naar één of meer andere standplaatsen indien redenen van algemene organisatie van het evenement dit vereisen. Deze wijziging of verplaatsing geeft de deelnemer in geen geval recht op enige schadevergoeding.

7.2 Beursplan

7.2.1 De organisator overhandigt een beursplan aan de deelnemer dat de toegewezen standplaats van de deelnemer bepaalt. Dit beursplan wordt slechts ter informatie aan de deelnemer overhandigd en de organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele verschillen tussen de afmetingen in dit plan.

7.2.2 Indien de deelnemer meent dat het beursplan afmetingsfouten met betrekking tot de toegewezen standplaats bevat, dienen deze fouten schriftelijk en uiterlijk op de eerste dag van de opbouwperiode, aan de organisator te worden gemeld.

7.3 Terbeschikkingstelling, opbouw en inrichting van de toegewezen standplaats

7.3.1 Iedere deelnemer verbindt zich ertoe een dossier bij de organisator in te dienen dat de nodige gegevens en documentatie betreffende de toegewezen standplaats bevat (o.a. gedetailleerde maatschets, inrichtingsconcept, contactgegevens van afgevaardigden en namen van onderaannemers).

7.3.2 De toegewezen standplaats van de deelnemer wordt ter beschikking gesteld aan het begin van de opbouwperiode die van tevoren aan hem is meegedeeld. De opbouw en inrichting dienen volledig voltooid te zijn op de dag voor de openingsdatum van het evenement.

7.3.3 Alle eventuele fouten of gebreken van een toegewezen standplaats moeten via e-mail en uiterlijk op de eerste dag van de opbouwperiode ter kennis van de organisator worden gebracht.

7.4 Onderhoud van de standplaats

7.4.1 De deelnemer verbindt zich ertoe de toegewezen standplaats in perfecte staat te onderhouden. Indien de organisator dit nuttig of nodig acht, kan hij op kosten van de deelnemer alle reinigings- of herstelwerkzaamheden aan de toegewezen standplaats laten uitvoeren.

7.5 Afbraak van de standplaats

7.5.1 De deelnemer verbindt zich ertoe de inrichting van de toegewezen standplaats binnen de afbouwperiode volledig af te breken en te ontruimen. De deelnemer dient de toegewezen standplaats op het einde van de afbouwperiode in perfecte staat achter te laten.

7.6 Lege standplaats

De deelnemer is verplicht de toegewezen standplaats te bezetten en fysiek te bemannen vanaf het aanvangsuur van de beurs en voor de volledige duur ervan.

8.1 De deelnemer verbindt zich ertoe enkel die voorwerpen op het evenement tentoon te stellen die uitvoerig werden beschreven in de aanvraag tot deelname en in zoverre deze door de organisator werden aanvaard.

8.2 Verboden op de beurs: producten, stoffen en goederen die niet aan alle wettelijke voorschriften beantwoorden, gevaarlijke en hinderlijke producten, en in het algemeen alle producten die de organisator gevaarlijk acht (zoals explosieve, wapens en ontvlambare stoffen).

8.4.1 De tentoongestelde voorwerpen moeten uitgerust en geïnstalleerd worden overeenkomstig de toepasselijke wettelijke veiligheidsvoorschriften. Tijdens het evenement moet de deelnemer alle voorzorgsmaatregelen nemen om de veiligheid van de andere deelnemers en de bezoekers te garanderen.

8.4.2 De deelnemer is ten aanzien van de organisator aansprakelijk voor alle rechtstreekse en onrechtstreekse schade ingevolge een incident dat geheel of gedeeltelijk werd veroorzaakt door de tentoongestelde voorwerpen.

8.4.3 De deelnemer verbindt zich ertoe alle door de organisator genomen veiligheidsmaatregelen na te leven, waaronder deze met betrekking tot pandemieën, epidemieën, of enige mogelijke ziekte.

9.1 Indien de organisator gegronde redenen heeft om te geloven dat de deelnemer onrechtmatige of schadelijke activiteiten voert via de onlinediensten of -producten van de organisator, heeft de organisator het recht alle passende maatregelen te treffen om dit ongeoorloofde gebruik te beëindigen.

9.2 In geval van onderbreking van de terbeschikkingstelling van de onlinediensten en -producten ingevolge overmacht, andere gebeurtenissen die onafhankelijk zijn van de wil van de organisator, onderhoudsredenen of defect, kan de deelnemer geen aanspraak maken op enige schadevergoeding.

9.5 Een schorsing of stopzetting van de onlinediensten en -producten of toegangsverbod tot de online-inhoud van de deelnemer geeft de deelnemer geen recht om zijn verbintenissen ten aanzien van de organisator te schorsen of te beëindigen.

10.1 De deelnemer garandeert dat alle informatie die hij in het kader van het evenement aan de organisator ter beschikking stelt, volledig en correct is en niet in strijd is met rechten van derden.

10.2 De deelnemer garandeert dat de afbeeldingen en teksten die hij aan de organisator overdraagt vrij zijn van alle rechten, zodanig dat de organisator deze kan gebruiken, herdrukken, beheren of op gelijk welke wijze verdelen.

10.3 De organisator behoudt zich het recht voor om tijdens het evenement foto's te nemen en het recht deze foto's te gebruiken, te reproduceren, te vermenigvuldigen, mee te delen of op gelijk welke andere wijze te exploiteren.

10.4 Alleen de organisator is gerechtigd om de catalogus van het evenement uit te geven. De organisator is de enige houder van de auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten op de catalogus.

10.6 De deelnemer vrijwaart de organisator voor alle aanspraken van derden wegens inbreuk op rechten van intellectuele eigendom in verband met de activiteiten van de deelnemer in het kader van het evenement.

11.1 De organisator behandelt alle persoonsgegevens die de kandidaat-deelnemer en de deelnemer hem verstrekken overeenkomstig de wetgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de Privacy Policy van de organisator.

11.2 De deelnemer verbindt zich ertoe zijn paswoord en toegangscode geheim en vertrouwelijk te houden en deze niet mee te delen aan een derde.

12.1 De verbintenissen onder deze algemene voorwaarden mogen door de kandidaat-deelnemer en de deelnemer op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden overgedragen, behoudens voorafgaandelijke uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de organisator.

12.2 De deelnemer is niet gerechtigd de toegewezen standplaats op het evenement op enige wijze geheel of gedeeltelijk te verhuren.

13.1 De deelnemer wordt eraan herinnerd dat hij te allen tijde in het kader van zijn deelname aan het evenement alle wetten en reglementen moet naleven die op hem van toepassing zijn.

13.2 De organisator kan te allen tijde een kandidaat-deelnemer of deelnemer weigeren of zijn deelname aan het evenement beëindigen, zonder dat men aanspraak maakt op een schadevergoeding.

13.3 De organisator heeft eveneens het recht om de deelname van de deelnemer aan het evenement onmiddellijk te beëindigen wegens al dan niet bewezen betrokkenheid van de deelnemer bij actuele of voorbije gebeurtenissen waarvan de publieke weerklank de reputatie van het evenement kan schaden.

Op het evenement geldt een algemeen rookverbod. De deelnemer moet waken over de naleving van dit verbod rond en op de toegewezen standplaats.

15.1 Om de kwaliteit en de stabiliteit van het WiFi-netwerk te garanderen voor de deelnemers en bezoekers, worden eigen draadloze netwerken niet toegelaten.

15.2 Niet-officiële netwerken worden op kosten van de betreffende deelnemer opgespoord en verwijderd.

De verspreiding van gratis uitnodigingen, reclame en flyers buiten de toegewezen standplaats is verboden, tenzij anders vermeld in een (sponsor)overeenkomst.

Standhouders die een standplaats met activiteit (t.w.v. €75) aankopen, zijn verplicht deze activiteit effectief te voorzien op de eventdag. Indien een standhouder zonder voorafgaand akkoord verschijnt zonder activiteit, wordt een vergoeding van €50 aangerekend. Deze vergoeding dient binnen de 14 dagen na het event te worden voldaan.

17.1 Onder overmacht dient te worden verstaan: elke onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil der partijen en die een onoverkomelijk beletsel uitmaakt voor de nakoming van de verbintenissen der partijen zoals, maar niet beperkt tot, natuurrampen, brand, staking, daden van terrorisme of terreurdreiging, epidemie of pandemie, enz.

17.2 Indien een geval van overmacht leidt tot uitstel of annulering van het evenement, worden de reeds uitgegeven facturen beschouwd als voorschotfacturen voor de uitgestelde editie dan wel volgende editie van het evenement.

17.3 In het geval van een algemeen reisverbod opgelegd door een overheidsinstantie, zullen de reeds aan de deelnemer opgemaakte facturen worden beschouwd als voorschotfacturen voor de volgende editie van het evenement.

18.1 Indien de organisatie van het evenement door onvoorzienbare omstandigheden zodanig bemoeilijkt wordt dat deze niet kan plaatsvinden op de voorziene locatie of datum, is de organisator gerechtigd het evenement te annuleren, te verplaatsen naar een andere plaats of datum, zonder dat de deelnemer aanspraak kan maken op enige schadevergoeding.

18.2 In geval van verandering van de locatie van het evenement kan de deelnemer enkel annulatie doen van zijn deelname indien de nieuwe locatie zich buiten een straal van 70 km van de oorspronkelijke locatie bevindt en hij zijn annulatie binnen de 15 kalenderdagen na de bekendmaking kenbaar maakt.

18.3 In geval de organisator beslist om het evenement niet te organiseren wegens commerciële redenen (geen geval van overmacht), kan de deelnemer enkel aanspraak maken op de terugbetaling van de reeds betaalde voorschotten en facturen, zonder aanspraak op verdere vergoeding.

19.1 De volgende documenten maken integraal deel uit van deze algemene voorwaarden: de aanvraag tot deelname, de tariefvoorwaarden, de handleiding voor de deelnemer, en het privacy beleid.

19.2 Alle vroegere, mondelinge of schriftelijke, akkoorden en overeenkomsten worden nietig beschouwd en volledig vervangen door de bepalingen van deze algemene voorwaarden.

19.3 Zo één van de bepalingen van deze algemene voorwaarden ongeldig of nietig zou worden verklaard, zal dit geen invloed hebben op de geldigheid van de andere bepalingen.

20.1 Het Belgisch recht is van toepassing op deze algemene voorwaarden.

21.2 Alle geschillen omtrent deze algemene voorwaarden worden uitsluitend en definitief beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarbinnen het gebouw zich bevindt.